📻 Organízate con eficacia de David Allen (2023)
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📑 Resumen gratis del libro redactado por Santiago:
PARTE 1. The art of getting things done.
CAPITULO 1. A new practice for a new reality.
El método GTD se basa en 3 objetivos:
- Capturar todas las cosas que deben hacerse en un sistema lógico y confiable fuera de tu mente.
- Dirigirte a accionar en base a inputs y next
- Hacer una curaduría del contenido y coordinarlo.
Luego el autor discurre sobre por qué hace bien usar su método y que al final se logrará a través de él llegar a un estado de paz y no estrés.
La idea está en sacar todo de nuestra mente, organizarlo y aclararlo, determinar qué es lo siguiente que debemos hacer, y armar un sistema de recordatorio sobre qué debemos hacer.
Es importante tener claro cuál es el resultado deseado y cuales son las acciones o pasos accionables para llegar a ese punto.
Muchas veces las personas viven de manera reactiva ante la vida, lo cual dista mucho de lo ideal.
El autor habla de que existe una cosa que se llama ´´stuff´´que define como: Anything you have allowed into your psychological or physical world that doesn´t belong where it is, but for wich you haven´t yet determined what, eexactly, it means to you, with the desired outcome and the next action step.
Muchas veces uno de los grandes errores de las listas to do es que no se traducen en acciones y resultados, sino un conjunto amorfo de cosas.
La clave para manejar todas nuestra ´´stuff´´es poder manejar nuestras acciones. De ahí que es fundamental determinar (1) what done means (outcome) y (2) what doing looks like (action).
En el fondo lo que intenta el autor es que a través de este sistema seamos capaces de externalizar todo de nuestra cabeza. La idea es que nuestra mente se tranquilice y deje de pensar en lo que debemos hacer.
CAPÍTULO 2. Getting control of your life: the five steps of mastering workflow.
En resumen:
- Capture what has our attention.
- Clarify what each item means and what to do about it
- Organize the results, which presents the options we…
- Reflect on, which we then choose to…
- Engage
Es importante subrayar que no es necesario hacer todas estas etapas en el mismo momento, es más, muchas veces eso nos lleva a no terminar haciéndolo.
1) Capture:
El autor habla de open loops, los cuales debemos capturar todos en un mismo lugar. La idea es dejarlos para luego pensar qué hacer con ellos.
El autor dice que hay muchos contenedores para este tipo de cosas, tanto físicos como digitales.
La idea es que:
- Every open loop must be in your capture systema and out of your head.
- You must have as few capturing buckets as you can get by with.
- You must empty them regularly.
Estos sistemas de captura deben volverse parte de tu vida, de manera que puedas confiar completamente que todo está ahí y que no se te olvidará. También la idea es que el número de contenedores sea el menor posible. La idea es que haya el menor número de canales posible y que los vayas vaciando con regularidad.
2) Clarify:
La idea es organizar las acciones a tomar basado en lo que decidimos que debíamos hacer.
La idea es preguntarse si algo es accionable o no. Hay que hacerse dos preguntas más:
- ¿Qué proyecto o final queremos?
- ¿Cuál es la siguiente acción requerida?
Una vez que decidimos cuál es la siguiente acción tenemos 3 opciones:
Do It,
Delegate It,
Defer It.
3) Organize:
Para manejar las acciones necesitas:
- una lista de proyectos
- almacenaje o archivos para planes y materiales
- un calendario
- una lista de recordatorios para las siguientes acciones
- una lista de recordatorios para las cosas que estás esperando.
- Proyectos (Project list): un proyecto es any desired result that can be accomplished within a year that requires more than one action
- Project support material:
- Calendario:
La idea es que estén en una “master list” cosa de que puedan ser revisadas con frecuencia.
De hecho, no puedes hacer un proyecto, sino que solo puedes hacer acciones relacionadas con él.
Hay que tener claro las categorías y próximas acciones. Toda acción que ya se realizó no debe seguirse, ya está lista. Las cosas que deben hacerse en una fecha van al calendario.
La idea es que tú project list sea solamente un índice y que el material y contenido detallado de cada proyecto este en una carpeta aparte. Es recomendable tener esto fuera de vista.
Tres tipos de cosas van en el calendario:
- Time specific actions (reuniones)
- Day specific actions
- Day specific information. (Esto incluye por ejemplo la dirección de una reunión, o eventos que pasarán, o actividades a que otras personas irán)
La idea es dejar de poner el daily to do list en el calendario. De hecho, tampoco debemos poner cosas que “queremos” hacer tal día, sino que solamente van aquellas cosas que VAMOS a hacer tal día si o si.
Además, el calendario nos puede servir para incluir
- Triggers for activating Por ejemplo con proyectos que no queremos hacer ahora pero que en un futuro podamos querer agregar a proyectos activos.
- Events you might want to participate Aquí pueden estar por ejemplo fechas importantes para personas importantes.
- Decision
- Next Actions List(s):
- Incubación:
- Someday/Maybe: la idea es que pongamos cosas como libros, películas, También la idea es estar periódicamente revisando esta lista. No hay que creer que aquí va pura basura, sino que aquí hay muchos elementos fundamentales e interesantes, e incluso los más creativos. Incluso es buena idea subcategorizar esta lista.
- Tickler system: este segundo tipo de cosas que incubamos son aquellas que no queremos que sean recordadas hasta cierto tiempo en el Literalmente es una especie de mail a uno mismo del futuro.
- Reference material:
La idea es que aquí vayan todos los recordatorios de acciones. La idea es que entre esto y el calendario esté el centro de tu organización y orientación.
Cuando las acciones a hacer son demasiadas, tiene sentido subdividir esta lista.
Aquí hay dos sub categorías:
Se trata de cosas que no tienen un valor accionable en sí pero tienen un valor intrínseco como información.
Es decir, es cualquier elemento que puede servir como referencia en un futuro y que debemos ser capaces de rescatar de inmediato.
4) Reflect
Este es el fundamental momento donde miramos desde un punto de vista más alejado y miramos el horizonte de cosas a hacer. Es parte de nuestra revisión semanal.
La idea es revisar en orden:
- El calendario,
- Las next action list
- Los proyectos
- Los waiting for y
- Someday
Weekly Review Una de las claves para que este sistema sea exitoso es hacer un weekly review.
La idea es que sea un momento para reunir todo tu stuff, revisar el sistema, actualizar las listas, limpiar, ordenar y completar.
Mientras más completo sea tu sistema, más vas a confiar en él.
Three models for making action choices
El autor dice que muchas veces tenemos muchas acciones por hacer y debemos elegir entre ellas. Aquí es cuando estos modelos entran en acción.
- The four-criteria model for choosing actions in the moment: La idea es decidir qué acción hacer primero en relación a los siguientes criterios en orden (a) Contexto: dónde estás define mucho qué puedes (b) Time available © Energy Available
(d) Priority: una vez que ya tienes un contexto, tiempo y energía disponible, qué acción nos dará el mayor payoff.
- The threefold model for identifying daily work: Aquí el autor discurre entre (a) Doing predefined work (b) Doing Work as it shows up © Defining Your
- The six level Model for Reviewing your Own Work: Esta es una forma de revisar nuestros propios proyectos que es bastante
The six level Model for Reviewing your Own Work: (pp 55) La idea es ir revisando los siguientes niveles en orden:
- Ground: Current
- Horizon 1: Current
- Horizon 2: Areas of focus and
- Horizon 3:
- Horizon 4:
- Horizon 5: Purpose and
CAPÍTULO 3. Getting projects creatively under way: The five Phases of Project Planning.
La clave de GTD está en (1) Clearly defined outcomes (projectS) and the next actions required to move them to ward closure, and (2) reminders placed in a trusted system that is reviewed regularly.
Para planear un proyecto la mejor forma de hacerlo es con lo que el autor denomina natural planning model que consiste en 5 pasos:
- Defining purpose and principles: ask the why question. La gracia de preguntar why es que define qué es success, crea un decision making criteria, alinea recursos, motiva, enfoca, expande las Los principios por su lado sirven para ver qué es lo que dirige el proyecto.
- Outcome visioning: La idea es saber cómo es que queremos que termine viéndose el resultado que queremos. Básicamente no sabrá cómo hacerlo hasta que te veas a ti mismo haciéndolo. You often need to make it up in your mind before you can make it happen in your
- Brainstorming: una vez que sabes qué y por qué quieres que pase algo, el mecanismo del cómo entra en acción. Muchos recomiendan hacer mapas mentales para poder capturar todas las ideas posibles. Algunas ideas fundamentales de hacer brainstorming son (a) Dont judge, challenge, evaluate, or (b) Go for quantity, not quality. © Put analysis and organization in the background.
- Organizing: La organización es fundamental, y tiene los siguientes pasos fundamentales (a) Identify the significant (b) Sort by (one or more) componentes, sequences, priorities © Detail to the required degree.
- Identifying next actions: La etapa final es la allocation de physical resources to actually get the project
PARTE 2. Practicing Stress-Free Productivity.
CAPÍTULO 4. Getting started: Setting up the time, space, and tools.
Uno de los grandes secretos de la productividad es: to put the right things in your focus at the right time.
El autor recomienda para partir dedicarle un tiempo a organizar todos los proyectos existentes que tenemos.
Por otro lado, respecto del lugar físico, el autor: you must have a dedicated, individual, self contained workspace, at home, at work and even in transit.
Tampoco es bueno compartir espacio con otro, ya que nuestro workflow debe ser personal.
Respecto de las herramientas, el autor recomienda un montón de materiales físicos que describe en la página 92 y que no reproduciré porque soy más digital.
Otra cosa que el autor recomienda al momento de organizar nuestros emails es hacerlo de manera alfabética, en carpetas de tema, persona, proyecto o compañía. Una de estas solamente, para que no se nos pierdan las cosas.
Una de las cosas que suele pasar es que si guardamos todo y de manera poco ordenada termina siendo tanta información que no sirve para nada ya que no podemos encontrar nada ahí.
También el autor recomienda etiquetar todas las cosas para que uno sepa qué son.
También otro elemento que recomienda el autor es tener un purge day.
CAPÍTULO 5. Corralling your “stuff”.
- Physical Gathering: La idea es partir por juntar todo lo que tenemos en un mismo lugar “IN”. Si algo es evidentemente basura, bótalo de manera La idea es partir por nuestro escritorio.
- Mental gathering: la idea es sacar todo de nuestra cabeza y ponerlo en nuestro sistema para que no nos
- But “in” doesn’t stay in “in”:
CAPÍTULO 6. Clarifying: getting “in” to empty. VER DIAGRAMA.
Processing guidelines:
- Process the top item first.
- Process one item at a time.
- Never put anything back into “in”.
- Cuando hay alguna cosa que no requiere acción tenemos 3 posibilidades:
- Trash
- Incubate: son asunto que ahora no requieren una acción pero puede que lo hagan más adelante, por lo que hay que anotarlas en la lista Someday/Maybe List y hay que poner un recordatorio en nuestro calendario o Tickler
© Reference: Es importante que todas las referencias sean etiquetadas y organizadas de manera que podamos acceder a ellos de manera adecuada. Lo mismo sucede con los email.
- And if there is an action … what is it?: esto es lo más importante del GTD, cual es la siguiente acción física, visible, que podemos hacer al
- Do it: si la acción requiere menos de dos minutos en ejecutarse. (Aunque la idea de los 2 minutos es un rule of thumb, ya que si tienes más tiempo esto puede alargarse a 5 o 10 minutos. Tampoco debemos volvernos esclavos de hacer puras cosas de 2 minutos,
- Delegate it: si tu no eres la persona más adecuada para realizar la acción. Es recomendable delegar a través de un medio escrito para que quede constancia de que lo hiciste y cuándo.
- Defer it: en nuestro sistema para hacerlo en el futuro.
Aquí tenemos también 3 posibilidades:
Cuando uno delega uno tiene que hacer un seguimiento de lo delegado, por lo que se hace fundamental la lista de “Waiting For” que se estudia en el siguiente capítulo. Es fundamental anotar las fechas donde uno delegó las cosas porque después esa información vale oro.
CAPÍTULO 7. Organizing: Setting up the right buckets.
Las categorías o contenedores básicos que demos tener son CLAVE:
- A project
- Project support
- Calendar actions and
- Next actions
- A waiting for
- Reference
- A someday/Maybe
La idea es que cada categoría se mantenga visualmente, físicamente y psicológicamente separadas, para promover la claridad.
También es bueno recordar que una muy buena forma de organizar las cosas es por contexto.
Otra técnica es leveraging your energy when you’re in a certain mode.
The most common categories of action reminders (listas recomendables para hacer):
- Calls
- At computer
- Errands
- At office (miscellaneous)
- At home
- Anywhere
- Agendas
- Read/Review
Es recomendable organizar nuestras listas en base a nuestro contexto y qué podemos hacer al respecto.
Organizando la lista “Waiting for”
Esta es la lista donde van las cosas que uno está esperando que vuelvan de las manos de otras personas. Nuestro rol en esta lista es revisarla y ver qué se debe estar haciendo en cada minuto al respecto.
Además tener esta lista es muy útil porque nos permite evaluar cuando estamos con una persona qué debemos hacer.
También debemos ver las fechas en que cada cosa debía hacerse y en qué fecha les encargamos las cosas, dato que vale oro anotar.
Whichever option you select, the reminders should be in visibly discrete categories based upon the next action required.
También es bueno tener una lista Read/Review y andar con este material para todos lados cosa de poder optimizar el tiempo.
Managing email based workflow
Según el autor es buena idea guardar en distintos lugares los mails que son accionables y los que no.
Por ejemplo, distinguirlos entre @ACTION y @WAITING FOR. Otra Técnica es crear carpetas para los clientes y dividirlo entre Active and Archive en relación a si son accionables o no.
A CAUTION ABOUT DISPERSING REMINDERS OF YOUR ACTIONS
Distributing action triggers in a folder, on lists, and/or in an email system is perfectly ok, as long as you review all of the categories to which you’ve entrusted your triggers equally, as required.
Además, it doesn’t matter how many different lists of projects you have, so long as you look at the contents of all of them as often as you need to.
Some common ways to subsort projects
- Personal/Profesional.
- Delegated
- Specific Types Pojects
How you decide to group your projects is not nearly as critical as ensuring that your inventory is complete, current, and assessed sufficiently to get it of your mind.
Ojo, don’t use support material for Reminding. Esto lo que hace es crear más mental noise and emotional anxiety. Esto debe ir en las action lists solamente.
También es recomendable crear checklist para todo tipo de cosas, como “Core life values”, “Things to take camping”, “People to stay in touch” u otros.
CAPITULO 8. Reflecting: keeping it all fresh and functional.
A few seconds a day is usually all you need for review, as long as you’re looking at a sufficient amount of the right things at the right time.
La idea es que mires las cosas la suficiente cantidad de tiempo como para estar tranquilo con lo que estás haciendo.
Un buen orden para reflexionar al respecto es:
- Look at your calendar first: esto es una forma de mirar el hard
- The your action lists: Después lo óptimo es mirar qué posibles acciones podemos hacer en un determinado
WEEKLY REVIEW
Otra cosa muy importante es el weekly review. Lo que hace es abrir momentum para capturar, reevaluar, y reprocesar tiempo para mantenerte bajo balance.
La idea del weekly review es:
1) Get clear:
- collect loose papers and materiales,
- get “in” to empty
- empty your head
2) Get current:
- Review next actions lists
- Review previous calendar data, revisa las últimas semanas y ve si algo puede surgir
- Review upcoming calendar.
- Review waiting for Any follow up?, any email to get status on it?
- Review projects (and larger outcome) lists.
- Review and relevant
3) Get creative
Utiliza el weekly review para catalizar y acceder a nuevos, creativos, y valuable thinking and direction.
- Review “Someday/Maybe” list
- Be creative and courageous
El autor recomienda darle dos horas al final de nuestra semana, en la oficina, los viernes por la tarde para hacer esto. Este parece ser el mejor momento para instalar este hábito por múltiples razones, como tener todo más fresco, poder dejar cosas listas para revisar y sobretodo liberar la mente para le fin de semana.
The bigger picture Reviews: You need to assess your life and work at the appropriate horizons, making the appropriate decisions, at the appropriate intervals, in order to really come clean.
CAPÍTULO 9. Engaging: making the best action choices.
El autor repite el capítulo 2 al final respecto de los modelos para tomar decisiones.
Las siguientes 70 páginas son puro relleno.
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